Meetingrollen: Mehr Produktivität & psychologische Sicherheit in Besprechungen

Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenarbeit und für Unternehmen unverzichtbar.

Doch mal ehrlich: Wann hast du eine Besprechung zuletzt mit dem Gefühl verlassen, dass sie eine wirklich sinnvolle Investition deiner Zeit war? Zu oft dominieren wenige Stimmen die Diskussion, während andere kaum zu Wort kommen oder sich nicht trauen.

Das Ergebnis: Endlose Diskussionen, Themen werden zerredet und Entscheidungen werden entweder gar nicht getroffen oder innerhalb der letzten 5 Minuten. Und zu alldem sind deine Mitarbeitenden frustriert, da sie keinen Sinn in solchen Besprechungen sehen.

Das Problem: Zu Beginn einer Besprechung denken viele, sie hätten endlos Zeit – und verlieren dabei die Uhr aus den Augen.

Die Folge: unstrukturierte Diskussion nehmen ihren Lauf und die Überziehung des Meetings droht. Am Ende wird die Überziehung dann mit einem ‚Das war jetzt wichtig!‘ gerechtfertigt. Eine kritische Reflexion? Fehlanzeige. Kaum jemand hinterfragt das Meeting – das nächste steht ja schon an.“

Eine einfache, aber wirkungsvolle Lösung: Meetingrollen. Sie geben Struktur, verhindern Gruppendenken und fördern psychologische Sicherheit.

Wie das funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.

🔹Was Meetingrollen sind.

🔹Welche Meetingrollen für effektivere Besprechungen sorgen. (Spoiler: Nicht die, die du denkst)

🔹Wie du Meetingrollen erfolgreich einsetzt.

Meetingrollen sind klar definierte Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die der Träger einer Rolle in einer Besprechung übernimmt.

Die Vergabe von Rollen sorgt für Struktur, klare Verantwortlichkeiten, effizientere Kommunikation und verteilt die Verantwortung für den Meetingerfolg auf alle Teilnehmenden. Meetings werden dadurch zielgerichteter und produktiver, weil jeder einen spezifischen Beitrag zum Gesamterfolg leistet.

Wichtig: Die Rolle ist nicht die Person selbst. Das nimmt die Angst, die eigene Perspektive in einer Besprechung zu äußern.

Kleiner Spoiler: Klassische Meetingrollen, wie Moderator:in, Protokollfüher:in oder Timekeeper, die du wahrscheinlich kennst, sind damit nicht gemeint.

Weiter unten verrate ich dir, welche Rollen das sind.

Meetings werden produktiver und effizienter, denn durch die klare Rollenverteilung, werden Diskussionen strukturierter geführt. Dabei hat jeder Mitarbeitenden eine klare Aufgabe und trägt damit aktiv zur Qualität der Besprechung bei. Die verschiedenen Verantwortlichkeiten verhindern Zeitverschwendung und helfen, sich auf die wichtigen Punkte zu konzentrieren.

Durch eine gezielte Rollenvergabe kommen unterschiedliche Perspektiven zur Sprache. Kritische Perspektiven können unabhängig von der eigenen Person eingebracht werden ohne das die entsprechende Person Angst vor Ablehnung und Gesichtsverlust haben muss. Dadurch werden kritische Reflexion und kreative Lösungsfindung werden gefördert, statt Gruppendenken, bei dem sich alle nur gegenseitig zustimmen.

Unterschiedliche Rollen bereichern den Austausch und geben Raum für Meinungen und Ideen, die vielleicht sonst nicht geäußert würden. Sie schützen Einzelne davor, persönlich in die Kritik zu geraten, und ermutigen zur aktiven Beteiligung. Damit wird eine offene Atmosphäre geschaffen, in der verschiedene Perspektiven willkommen sind. Mit zunehmender Praxis bauen die Mitarbeitenden immer mehr Vertrauen auf – sie erkennen, dass es ok ist eine andere Sicht zu äußern und brauchen irgendwann keine Rolle mehr dazu.

Falls du mehr über psychologische Sicherheit erfahren möchtest, findest du hier meine Artikel dazu.

In diesem Abschnitt stelle ich dir bewährte Meetingrollen vor, mit denen du deine Meetings effizienter gestalten kannst. Nicht jede Rolle wird in jedem Meeting benötigt – je nach Kontext kannst du sie flexibel anpassen oder kombinieren.

Je nach Art und Ziel deiner Besprechung sind unterschiedliche Rollen sinnvoll.

Hast du beispielsweise bei deinem Team das Gefühl, dass vorschnell Entscheidungen getroffen werden, weil niemand sich traut eine geäußerte Idee zu hinterfragen, kann es hilfreich sein, die Rolle Devil’s Advocate zu verwenden, um vor einer endgültigen Entscheidung kritisch zu hinterfragen.

Oder verharrt dein Team zu lange in sinnlosen Diskussionen und kommt daher selten zu einer Entscheidung, könnte der Fokusbeschleuniger hilfreich sein, der die Diskussion immer wieder zum Kernthema zurückbringt.

Deiner Kreativität sind keine Grenzen gesetzt und du kannst Rollen kreieren, die dir bei der Durchführung deiner Besprechungen hilfreich sein können.

• Aufgabe und To Do’s der Rolle definieren.
• Verschiedene Rollen zu Beginn der Besprechung kurz vorstellen und klären, wer welche Rolle übernimmt.
• Klarstellen, dass die Rollen als Unterstützung gedacht sind – nicht als starre Regeln.

• Jede:r nimmt seine Rolle aktiv wahr und bringt sich mit seiner entsprechenden Aufgabe ein.
• Falls nötig, können Rollen spontan angepasst oder erweitert werden.

• Kurze Reflexion: Welche Auswirkungen hatten die Rollen? Wo haben sie geholfen? Wo gibt es Verbesserungspotenzial?
• Feedback von anderen Teilnehmenden einholen und ggf. Anpassungen für zukünftige Meetings vornehmen.

Durch Meetingrollen erleben die Mitarbeitenden, dass verschiedene Perspektiven nicht nur nicht akzeptiert, sondern erwünscht sind. Wenn Menschen wissen, dass ihre Stimme zählt und gehört wird, fühlen sie sich sicherer, diese auch zu äußern. Meetingrollen leisten somit einen wertvollen Beitrag, um ein Klima von Offenheit und Vertrauen zu schaffen.

Ein Beispiel aus einem meiner Workshops: Eine introvertierte Teilnehmerin übernahm die Rolle des Devil’s Advocate – und brachte dadurch wertvolle Perspektiven ein, die sonst untergegangen wären. Ihr Fazit am Ende: „Ich hätte mich das in normalerweise nie getraut – aber aus der Rolle heraus, konnte ich das leichter äußern.“

Meetingrollen sind ein effektives Werkzeug, um Besprechungen produktiver zu gestalten und psychologische Sicherheit zu fördern. Sie verteilen Verantwortlichkeiten, bringen verschiedene Perspektiven ein und ermöglichen eine strukturiertere Kommunikation.

Anders als klassische Rollen wie Moderator oder Protokollführer ermöglichen kreative Rollen wie Devil’s Advocate, Fokusbeschleuniger oder Wertewächter es den Teilnehmenden, kritische Standpunkte einzubringen, ohne persönlich in die Kritik zu geraten.

Dies verhindert Gruppendenken und fördert eine Atmosphäre, in der unterschiedliche Meinungen willkommen sind.

Durch die Rollenverteilung werden Meetings effizienter, zielgerichteter und letztendlich für alle Beteiligten wertvoller.

Mit zunehmender Praxis entwickeln Teams mehr Vertrauen und können auch ohne zugewiesene Rollen offener kommunizieren.

Probier‘s doch direkt im nächsten Meeting aus oder buche dir direkt einen Termin – ich unterstütze dich gerne.

• Psychologische Sicherheit nach Amy Edmondson: Warum sie für Unternehmen unverzichtbar ist.